System zgłoszeń wewnętrznych – papierowy czy elektroniczny?

W związku z faktem, że projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nie wskazuje obowiązkowej formy prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawców, to do nich będzie należał wybór, czy rejestry te będą papierowe, czy elektroniczne.

Warto przeanalizować więc, który z tych systemów jest bezpieczniejszy i oszczędniejszy.

System zgłoszeń papierowych jest wyborem tradycyjnym, nie wymagającym żadnego specjalnego narzędzia do jego obsługi ani do dokonania zgłoszenia, co z pewnością jest jego zaletą. Wystarczy skrzynka np. na korytarzu, w pomieszczeniu socjalnym, czy w hali produkcyjnej.

Jednakże system ten ma również wady. Przede wszystkim taka skrzynka nie zapewnia żadnej ochrony danych zawartych w zgłoszeniach. Włamanie się do niej lub po prostu jej kradzież nie będą stanowiły problemu, bowiem skrzynka taka powinna znaleźć się w miejscu niemonitorowanym, tak aby zapewnić anonimowość sygnalistom. Również komunikacja z sygnalistą, który zechce pozostać anonimowy, będzie w zasadzie niemożliwa.

Dodatkowo, należy przeznaczyć w firmie pomieszczenie – odpowiednio zabezpieczone, a więc sejf, a przynajmniej zamykana na klucz szafa – wyłącznie do celów przechowywania tej dokumentacji, gdyż do zgłoszeń nie mogą mieć dostępu osoby, które nie są wyznaczone do ich obsługi. Przepisy wymagają, aby dokumenty te były archiwizowane "przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami". Wymóg ten w przypadku wyboru systemu zgłoszeń papierowych wiązał się więc będzie z dodatkowymi kosztami, których nikt przedsiębiorcy nie zwróci.

System zgłoszeń elektronicznych wymaga z kolei zainstalowania odpowiedniego narzędzia do jego obsługi oraz przeszkolenia pracowników w zakresie jego użytkowania, tak do zarządzania zgłoszeniami, jak i do dokonywania zgłoszeń. Od sygnalisty taki system wymaga również połączenia z Internetem oraz odpowiedniego nośnika elektronicznego.

W obecnych czasach trzeba jednak wziąć pod uwagę fakt powszechnej digitalizacji życia. Dlatego wykorzystanie narzędzi elektronicznych może przede wszystkim ułatwić i zautomatyzować pracę osób wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń oraz do podejmowania działań następczych. Komunikowanie się z sygnalistą, nawet anonimowym, nie będzie nastręczało żadnych problemów. Również możliwość manipulacji zebranym materiałem dowodowym będzie trudniejsza, gdyż takie próby co do zasady będą niemożliwe, a także pozostawią ślad w systemie informatycznym.

Ochrona danych osobowych w tym systemie również jest prostsza i tańsza. Wystarczy bowiem wybrać odpowiednio skomplikowane hasło, a dostęp do przechowywanych danych będzie niemożliwy dla osób, które go nie znają.

Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej jest również tańsze w utrzymaniu, niż dokumentacji papierowej.

Wybór sposobu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest więc niezwykle ważnym krokiem w procesie ustalania regulaminu zgłoszeń. Od tego zależeć będzie wygląd dalszego postępowania, a także sposób archiwizowania dokumentów. Dlatego też Notibox jest idealnym rozwiązaniem dla tych podmiotów, które cenią sobie prostotę rozwiązań oraz ich bezpieczeństwo.