**Ustawa o sygnalistach podpisana. Kto może być sygnalistą? Co może zgłaszać sygnalista?**

Te pytania nabierają teraz nowego znaczenia, gdy ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie
25 września 2024 r. Zgodnie z nowymi przepisami, sygnalistą może być każda osoba fizyczna,
która   ujawnia   informacje   o   naruszeniach   prawa.   Może   to   obejmować   różnego   rodzaju
nieprawidłowości, takie jak korupcja, nadużycia finansowe czy inne działania sprzeczne z
prawem.

Sygnalista,   zgodnie   z   ustawą,   może   zgłaszać   nieprawidłowości   za   pośrednictwem
wewnętrznych kanałów w firmie, ale także za pośrednictwem zewnętrznych kanałów zgłoszeń.
Istotne jest, że brak wdrożonych wewnętrznych kanałów zgłoszeń nie pozbawia sygnalisty
możliwości   ujawnienia   naruszenia   prawa.   Ponadto,   system   zapewnia   podjęcie   działań
następczych w przypadku uzasadnionych sygnałów o naruszeniach prawa.

W kontekście nowej ustawy, sygnaliści odgrywają ważną rolę w zapewnieniu przestrzegania
prawa   i   walki   z   nieprawidłowościami.   Wdrożenie   skutecznego   systemu   zgłaszania
nieprawidłowości może przyczynić się do poprawy kultury organizacyjnej oraz zapobiegania
potencjalnym szkodom dla firmy. Dzięki temu, sygnaliści mogą czuć się bezpieczniej i być
bardziej wspierani w swoich działaniach. Wdrażanie nowych przepisów dotyczących ochrony
sygnalistów   stanowi   ważny   krok   w   kierunku   budowania   zaufania   społecznego   oraz
promowania uczciwości i transparentności w działalności organizacji.
  
**Jak zostać sygnalistą - pytania na które warto znać odpowiedzi**
 
Aby zostać sygnalistą, warto znać kilka kluczowych kwestii. Sygnalista, to osoba, która
alarmuje o możliwych nieprawidłowościach na swoim stanowisku pracy lub w środowisku
zawodowym. Działania takie mają na celu wykrycie i eliminację nadużyć oraz potencjalnych
naruszeń prawa.

Warunkiem koniecznym do zostania sygnalistą nie jest praca w sektorze publicznym, gdyż
sygnalistą może być również pracownik prywatnych firm. Sygnalista to osoba, która zauważa
działania niezgodne z prawem i podejmuje kroki, aby zgłosić je odpowiednim organom. Może
dotyczyć to różnych dziedzin, w tym zamówień publicznych, ochrony środowiska czy ochrony
konsumentów.

Bycie sygnalistą to nie tylko zgłaszanie nieprawidłowości, ale również działanie zgodnie z
zasadami dobrej wiary – musi opierać swoje zgłoszenie na faktach, aby mogło ono przynieść
skuteczne   rezultaty.   Sygnalista   ma   również   możliwość   zgłaszania   nieprawidłowości
anonimowo, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa i chroni tożsamość zgłaszającego.
Kluczowe jest, aby sygnalista zgłaszał tylko faktycznie zaistniałe nieprawidłowości, unikając
spekulacji   czy   plotek.   Dzięki   temu,   sygnalista   może   być   traktowany   poważnie,   a   jego
zgłoszenia będą skuteczne i pomocne w poprawie warunków pracy oraz eliminacji nadużyć.
  
**Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o ochronie sygnalistów**

Stanowi to istotny krok w walce o prawo do swobody wypowiedzi i ochrony tych, którzy zdecydowali się przeciwstawić niewłaściwym praktykom. Jest to moment, który może zasłużyć na uwagę, zwłaszcza ze względu na rolę, jaką sygnaliści odgrywają w społeczeństwie.

Jednak podpisanie ustawy przez Prezydenta to dopiero początek. Teraz najważniejsze jest to,
jak ta ustawa zostanie wdrożona i jakie efekty przyniesie.

Ważne jest, aby społeczeństwo było świadome znaczenia tej ustawy. Prezydent, podpisując
ustawę o ochronie sygnalistów, podkreśla, że prawo do swobody wypowiedzi jest kluczowym
elementem każdej demokracji. Aby jednak ustawa ta mogła skutecznie działać, potrzebna jest
współpraca i zaangażowanie wszystkich stron.

**Sejm zdecydował: Katalog zgłoszeń sygnalisty ograniczony**

Decyzja Senatu – przyjęta później przez Sejm – o ograniczeniu katalogu zgłoszeń sygnalisty o
prawo pracy jest znaczącym krokiem w kierunku regulacji ochrony osób zawiadamiających o
naruszeniach prawnych. Nowe przepisy wprowadzają konkretne wytyczne dotyczące sytuacji,
w których sygnalista może zgłosić naruszenie prawa.

Zgodnie z nowymi przepisami, sygnalista może zgłosić naruszenie prawa wewnętrznie, jeśli
otrzymał informacje o takim naruszeniu w podmiocie prawnym, w którym pracuje lub z którym
jest związany zawodowo. Zgłoszenie zewnętrzne jest możliwe, gdy sygnalista zdecyduje się
przekazać informacje do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Ujawnienie
publiczne jest możliwe, gdy sygnalista zdecyduje się podać informacje o naruszeniu prawa do
wiadomości publicznej.

Nowe   przepisy   chronią   sygnalistę   od   chwili   zgłoszenia   naruszenia   lub   ujawnienia   go
publicznie. Ochrona ta obejmuje zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty
oraz prawo do odszkodowania, jeśli doświadczy takich działań. Wysokość odszkodowania
wynosi co najmniej średnie miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej.
Ważne jest również zaznaczenie, że nowe przepisy wprowadzają obowiązek utworzenia
wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń dla podmiotów sektora publicznego i prywatnego
w zależności od liczby zatrudnionych osób. Sektor finansowy natomiast musi wprowadzić takie
kanały niezależnie od liczby zatrudnionych.

W kontekście wprowadzenia nowych przepisów, warto zauważyć, że ustawa o ochronie
sygnalistów   zacznie   obowiązywać   po   upływie   trzech   miesięcy   od   dnia   ogłoszenia.   Po
kolejnych sześciu miesiącach zaczną obowiązywać przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
Jest to ważny krok w kierunku skutecznej ochrony sygnalistów i promowania przejrzystości
oraz rzetelności w działaniach podmiotów publicznych i prywatnych.

**Ustawa o sygnalistach. Kiedy wejdzie w życie?**

Zgodnie z przepisami, ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia.
Po   sześciu   miesiącach   natomiast   zaczną   obowiązywać   przepisy   dotyczące   zgłoszeń
zewnętrznych.

Nowe przepisy zakładają, że osoba dokonująca zgłoszenia, zwana sygnalistą, będzie podlegać
ochronie od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. To oznacza, że sygnalista będzie
mieć silną pozycję w sądzie, a pracodawcy będą mieli obowiązek opracowania procedury
zgłoszeń   wewnętrznych.   Sygnalistą   może   zostać   każdy,   niezależnie   od   swojej   roli   w
organizacji.

Ustawa o sygnalistach reguluje warunki ochrony osób zgłaszających naruszenia. Sygnalista,
który doświadczył działań odwetowych, może ubiegać się o odszkodowanie. Wszystko to ma
na celu zapobieganie działaniom odwetowym wobec sygnalistów i zapewnienie im wsparcia.
  
**Podsumowanie**

Ustawa o sygnalistach została podpisana, a każda osoba fizyczna może być sygnalistą,
zgłaszając informacje o naruszeniach prawa. Wdrożenie nowych przepisów ma na celu
poprawę kultury organizacyjnej i zapewnienie bezpieczeństwa dla sygnalistów. Aby zostać
sygnalistą i być chronionym prawnie, trzeba dokonywać zgłoszeń nieprawidłowości zgodnie z
zasadami dobrej wiary. Ustawa o sygnalistach jest kluczowym krokiem w ochronie osób
zgłaszających naruszenia prawa, wejdzie w życie po trzech miesiącach od ogłoszenia, z
przepisami dotyczącymi zgłoszeń zewnętrznych po sześciu miesiącach.

large_prezydent_podpisal_ustawe_o_ochronie_sygnalistow.jpg

medium_prezydent_podpisal_ustawe_o_ochronie_sygnalistow.jpg

small_prezydent_podpisal_ustawe_o_ochronie_sygnalistow.jpg

thumbnail_prezydent_podpisal_ustawe_o_ochronie_sygnalistow.jpg

prezydent_podpisal_ustawe_o_ochronie_sygnalistow.jpg

Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów

Widmo niezaimplementowanej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ciąży nad polskimi przedsiębiorcami i sygnalistami. Jakie są tego dla tych dwóch grup konsekwencje?

Polska nie uchwaliła krajowych przepisów wdrażających dyrektywę o ochronie sygnalistów, co dla przedsiębiorców oznacza przedłużający się stan niepewności, od kiedy taki obowiązek może zacząć funkcjonować – szczególnie że projekt polskiej ustawy daje jedynie 2 miesiące na wdrożenie wszystkich wymaganych prawnie procedur. Stan niepewności zapewne będzie spotęgowany, jeśli w organizacji dojdzie do zgłoszenia naruszeń prawa przez sygnalistę. Jak chronić bowiem jego dane osobowe? Ten obowiązek wynika bowiem obecnie jedynie z przepisów RODO.

Przede wszystkim jednak wspomniane wyżej opóźnienie jest problemem dla sygnalistów.

Największą trudnością może okazać się ochrona danych osobowych zawartych w przyjętym zgłoszeniu. Przedsiębiorcy, czyli administratorzy danych, będą mieli obowiązek chronić dane nie tylko sygnalisty – jeśli je poda – ale również świadków i osób dokonujących naruszeń prawa.

Projektowana ustawa odnosi się do ochrony danych osobowych zawartych w zgłoszeniach, odwołując się również do RODO. Jednakże dopóki nie zostanie uchwalona, ochrona danych sygnalistów dokonujących zgłoszeń już dzisiaj stoi pod znakiem zapytania.

W związku z brzmieniem przepisu art. 23 ust. 1 lit. e) i i) RODO, w [projekcie ustawy](https://www.legislacja.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822882#12822882) wyłączony zostanie ciążący na administratorze obowiązek przekazania informacji dotyczących źródła pozyskania danych osobie, której dane dotyczą. W uzasadnieniu ustawy czytamy: „Takie wyłączenie będzie jednak uwarunkowane obowiązkiem spełnienia przez zgłaszającego warunków zawartych w projektowanym art. 6 albo wyrażeniem wyraźnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości (projektowany ust. 5). Wyłączony zostanie także, na mocy art. 23 ust. 1 lit. e) i i) rozporządzenia 2016/679, obowiązek realizacji wniosku osoby, której dane dotyczą w zakresie udzielenia informacji o źródle pozyskania danych”, co wydaje się dobrym rozwiązaniem biorąc pod uwagę nadużycia, do jakich może dochodzić na podstawie samych przepisów RODO.

Obecnie sygnalista, który chce dokonać zgłoszenia nieprawidłowości nie korzysta z ochrony przewidzianej przez dyrektywę – tj. z zakazu podejmowania działań odwetowych, czy ochrony jego danych przed ujawnieniem ich osobom postronnym. Co prawda rozporządzenie RODO chroni dane osobowe sygnalistów, jednakże można wyobrazić sobie, że sygnalista podaje dane osobowe osoby naruszającej prawo w zgłoszeniu, a osoba ta żąda podania podstawy przetwarzania jej danych, czy źródła ich pozyskania, czym może doprowadzić do ujawnienia danych sygnalisty.

Dlatego też opóźnianie się rządu polskiego we wdrożeniu dyrektywy pozostawia sygnalistów bez należnej im ochrony.

Nie ryzykuj naruszenia przepisów o ochronie sygnalistów. [Notibox](https://www.notibox.pl/) gwarantuje, że wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach zostaną spełnione na czas.

Ochrona danych osobowych sygnalistów a opóźnienia we wdrożeniu przepisów dyrektywy dotyczącej ich ochrony

large_Ochrona_danych_osobowych_sygnalistów_a_opóźnienia_we_wdrożeniu_przepisów_dyrektywy_dotyczącej_ich_ochrony.jpg

medium_Ochrona_danych_osobowych_sygnalistów_a_opóźnienia_we_wdrożeniu_przepisów_dyrektywy_dotyczącej_ich_ochrony.jpg

small_Ochrona_danych_osobowych_sygnalistów_a_opóźnienia_we_wdrożeniu_przepisów_dyrektywy_dotyczącej_ich_ochrony.jpg

thumbnail_Ochrona_danych_osobowych_sygnalistów_a_opóźnienia_we_wdrożeniu_przepisów_dyrektywy_dotyczącej_ich_ochrony.jpg

Ochrona_danych_osobowych_sygnalistów_a_opóźnienia_we_wdrożeniu_przepisów_dyrektywy_dotyczącej_ich_ochrony.jpg

Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje możliwość wyboru między dwoma systemami dokonywania zgłoszeń: **wewnętrznym i zewnętrznym**. Zewnętrzne zgłoszenia dokonywane są bezpośrednio do organów państwowych i mogą zostać dokonane po wyczerpaniu procedury wewnętrznej, a nawet bez jej przestrzegania.

Przede wszystkim należy podkreślić, że błędnym założeniem jest, iż sygnalista musi przejść przez cały proces zgłoszeniowy wewnątrz swojej organizacji, zanim będzie mógł zgłosić naruszenie na zewnątrz i skorzystać z prawa do ochrony przysługującej mu na podstawie ustawy. W przypadkach, gdy naruszenie jest znaczące lub istnieje podejrzenie, że organizacja lub osoby zajmujące się zgłoszeniami wewnątrz organizacji są uwikłane w naruszenie, sygnalista ma prawo udać się ze swoim problemem bezpośrednio do organów państwowych. Gwarancje ustawowe będą go również chroniły w tych wypadkach.

W obecnym projekcie ustawy, zgłoszenia zewnętrzne przyjmować będzie [Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)](https://www.pip.gov.pl/pl/), która będzie pierwszym szczeblem dla sygnalistów pragnących dokonać zgłoszenia poza miejscem swojej pracy. Możliwe będzie także zgłoszenie naruszeń do prokuratury, urzędu celno-skarbowego, policji oraz innych organów państwowych.

Zgłoszenia do PIP i innych organów muszą być dokonywane zgodnie z ustaloną przez te podmioty procedurą. Zgodnie z ustawą, każdy organ państwowy będzie zobowiązany do stworzenia procedury dokonywania zgłoszeń dla sygnalistów i umieszczenia jej na swojej stronie internetowej.

Wydaje się jednak, że najlepszym rozwiązaniem dla sygnalisty w takich wypadkach będzie zgłoszenie naruszenia do PIP, ponieważ instytucja ta będzie uprawniona do wstępnego rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania decyzji, który organ państwowy powinien zająć się daną sprawą – czasem może to być nawet kilka organów. PIP będzie również zobowiązany do informowania sygnalisty na bieżąco o postępach w jego sprawie i do jakiego organu została skierowana, w celu dalszego prowadzenia czynności.

Zgłoszenia zewnętrzne – kto, kiedy i jak może je dokonać?

large_zgloszenia_zewnetrzne_kto_kiedy_i_jak_moze_je_dokonac.jpg

medium_zgloszenia_zewnetrzne_kto_kiedy_i_jak_moze_je_dokonac.jpg

small_zgloszenia_zewnetrzne_kto_kiedy_i_jak_moze_je_dokonac.jpg

thumbnail_zgloszenia_zewnetrzne_kto_kiedy_i_jak_moze_je_dokonac.jpg

zgloszenia_zewnetrzne_kto_kiedy_i_jak_moze_je_dokonac.jpg

W związku z faktem, że projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nie wskazuje obowiązkowej formy prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawców, to do nich [będzie należał wybór](https://www.notibox.pl/post/system-zgloszen-wewnetrznych-czy-musi-byc-papierowy), czy rejestry te będą papierowe, czy elektroniczne.

Warto przeanalizować więc, który z tych systemów jest bezpieczniejszy i oszczędniejszy.

**System zgłoszeń papierowych** jest wyborem tradycyjnym, nie wymagającym żadnego specjalnego narzędzia do jego obsługi ani do dokonania zgłoszenia, co z pewnością jest jego zaletą. Wystarczy skrzynka np. na korytarzu, w pomieszczeniu socjalnym, czy w hali produkcyjnej.

Jednakże system ten ma również wady. Przede wszystkim taka skrzynka nie zapewnia żadnej ochrony danych zawartych w zgłoszeniach. Włamanie się do niej lub po prostu jej kradzież nie będą stanowiły problemu, bowiem skrzynka taka powinna znaleźć się w miejscu niemonitorowanym, tak aby zapewnić anonimowość sygnalistom. Również komunikacja z sygnalistą, który zechce pozostać anonimowy, będzie w zasadzie niemożliwa.

Dodatkowo, należy przeznaczyć w firmie pomieszczenie – odpowiednio zabezpieczone, a więc sejf, a przynajmniej zamykana na klucz szafa – wyłącznie do celów przechowywania tej dokumentacji, gdyż do zgłoszeń nie mogą mieć dostępu osoby, które nie są wyznaczone do ich obsługi. Przepisy wymagają, aby dokumenty te były archiwizowane "przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami". Wymóg ten w przypadku wyboru systemu zgłoszeń papierowych wiązał się więc będzie z dodatkowymi kosztami, których nikt przedsiębiorcy nie zwróci.

**System zgłoszeń elektronicznych** wymaga z kolei zainstalowania odpowiedniego narzędzia do jego obsługi oraz przeszkolenia pracowników w zakresie jego użytkowania, tak do zarządzania zgłoszeniami, jak i do dokonywania zgłoszeń. Od sygnalisty taki system wymaga również połączenia z Internetem oraz odpowiedniego nośnika elektronicznego.

W obecnych czasach trzeba jednak wziąć pod uwagę fakt powszechnej digitalizacji życia. Dlatego wykorzystanie narzędzi elektronicznych może przede wszystkim ułatwić i zautomatyzować pracę osób wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń oraz do podejmowania działań następczych. Komunikowanie się z sygnalistą, nawet anonimowym, nie będzie nastręczało żadnych problemów. Również możliwość manipulacji zebranym materiałem dowodowym będzie trudniejsza, gdyż takie próby co do zasady będą niemożliwe, a także pozostawią ślad w systemie informatycznym.

Ochrona danych osobowych w tym systemie również jest prostsza i tańsza. Wystarczy bowiem wybrać odpowiednio skomplikowane hasło, a dostęp do przechowywanych danych będzie niemożliwy dla osób, które go nie znają.

Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej jest również tańsze w utrzymaniu, niż dokumentacji papierowej.

Wybór sposobu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest więc niezwykle ważnym krokiem w procesie ustalania regulaminu zgłoszeń. Od tego zależeć będzie wygląd dalszego postępowania, a także sposób archiwizowania dokumentów. Dlatego też [Notibox](https://www.notibox.pl/) jest idealnym rozwiązaniem dla tych podmiotów, które cenią sobie prostotę rozwiązań oraz ich bezpieczeństwo.

System zgłoszeń wewnętrznych – papierowy czy elektroniczny?

large_system-zgłoszen-wewnetrznych-papierowy-czy-elektroniczny.jpg

medium_system-zgłoszen-wewnetrznych-papierowy-czy-elektroniczny.jpg

small_system-zgłoszen-wewnetrznych-papierowy-czy-elektroniczny.jpg

thumbnail_system-zgłoszen-wewnetrznych-papierowy-czy-elektroniczny.jpg

system-zgłoszen-wewnetrznych-papierowy-czy-elektroniczny.jpg

Wraz z rozwojem modeli językowych i generatywnej sztucznej inteligencji rosną również kontrowersje z nimi związane. Wiosną tego roku Włochy zablokowały tymczasowo działanie ChatGPT. Zdaniem włoskiego Urzędu Ochrony Danych, aplikacja nie miała żadnej podstawy prawnej do zbierania i przetwarzania danych osobowych użytkowników. Sytuacja ta zmusiła OpenAI do wprowadzenia funkcji ochrony prywatności, która umożliwia wyłączenie historii rozmów, aby firma nie mogła korzystać z danych do własnych celów.

Komitet parlamentarny w Parlamencie Europejskim zaaprobował projekt dyrektywy dotyczącej sztucznej inteligencji (SI), zbliżając go tym samym do statusu prawa. Regulacja przyjmuje podejście oparte na ocenie ryzyka w zakresie regulacji sztucznej inteligencji.

Projekt dyrektywy SI precyzuje wymagania dla twórców "modeli podstawowych", takich jak ChatGPT, włączając przepisy mające zapewnić, że dane szkoleniowe nie naruszają prawa autorskiego. Komitet kluczowych legislatorów w Parlamencie Europejskim zatwierdził regulację dotyczącą sztucznej inteligencji, która jest pierwszą tego rodzaju regulacją dla systemów SI na Zachodzie. Chiny już opracowały projekt zasad, mających na celu zarządzanie rozwojem generatywnych produktów SI, takich jak ChatGPT.

Prawo opiera się na podejściu opartym na ocenie ryzyka, gdzie obowiązki dla systemu są proporcjonalne do poziomu ryzyka, jakie on stwarza.

Przepisy precyzują również wymagania dla dostawców modeli, takich jak ChatGPT, które stały się głównym zainteresowaniem regulatorów, ze względu na ich rozwój i obawy, że nawet wykwalifikowani pracownicy zostaną zastąpieni.

Akt SI kategoryzuje zastosowania SI na cztery poziomy ryzyka: niedopuszczalne ryzyko, wysokie ryzyko, ograniczone ryzyko oraz minimalne lub żadne ryzyko.

Zastosowania o niedopuszczalnym ryzyku są domyślnie zakazane i nie mogą być wdrażane w Unii Europejskiej.

Należą do nich:

- Systemy SI wykorzystujące techniki podprogowe lub manipulacyjne lub dezinformacyjne, które wpływają na ludzkie zachowanie.
- Systemy SI wykorzystujące podatności jednostek lub konkretnych grup.
- Systemy kategoryzacji biometrycznej oparte na wrażliwych cechach lub atrybutach.
- Systemy SI wykorzystywane do oceny społecznej lub oceny wiarygodności.
- Systemy SI wykorzystywane do przewidywania przestępstw kryminalnych lub administracyjnych.
- Systemy SI tworzące lub rozszerzające bazy danych rozpoznawania twarzy przez nieukierunkowane przeszukiwanie.
- Systemy SI wnioskujące i analizujące emocje w organach ścigania, zarządzaniu granicami oraz miejscach pracy i edukacji.

Kilku legislatorów domagało się wprowadzenia bardziej restrykcyjnych środków, aby obejmowały one ChatGPT.

W tym celu nałożono wymogi dotyczące rozwiązań opartych o modele językowe i generatywną sztuczną inteligencję. Nowe wymogi mają wymusić na twórcach modeli podstawowych zobowiązanie do przeprowadzenia kontroli bezpieczeństwa, wprowadzenia środków zarządzania danymi oraz działań mających na celu zmniejszenie ryzyka przed udostępnieniem swoich modeli publicznie. Twórcy będą również musieli zapewnić, że dane treningowe użyte do szkolenia ich systemów nie naruszają praw autorskich.

Parlament uzgodnił swoje stanowisko negocjacyjne 14 czerwca 2023 r. i może rozpocząć negocjacje z państwami UE w Radzie na temat ostatecznego kształtu dyrektywy. Celem jest osiągnięcie porozumienia do końca tego roku.

Nowe przepisy budzą obawy w branży technologicznej.

Stowarzyszenie Przemysłu Komputerowego i Komunikacyjnego (Computer and Communications Industry Association - CCIA) wyraziło zaniepokojenie zbytnim rozszerzeniem zakresu regulacji sztucznej inteligencji oraz obawia się, że mogą one obejmować formy SI, które są nieszkodliwe.

_Źródła:_
 1. [https://commission.europa.eu/strategy-and-policy/priorities-2019-2024/europe-fit-digital-age/excellence-and-trust-artificial-intelligence_pl](https://www.europarl.europa.eu/news/pl/headlines/society/20230601STO93804/akt-ws-sztucznej-inteligencji-pierwsze-przepisy-regulujace-ai)
 2. [https://www.europarl.europa.eu/news/pl/headlines/society/20230601STO93804/akt-ws-sztucznej-inteligencji-pierwsze-przepisy-regulujace-ai](https://www.europarl.europa.eu/news/pl/headlines/society/20230601STO93804/akt-ws-sztucznej-inteligencji-pierwsze-przepisy-regulujace-ai)


Regulacje Unii Europejskiej dotyczące sztucznej inteligencji

large_regulacje_ue_dotyczace_sztucznej_inteligencji.jpg

medium_regulacje_ue_dotyczace_sztucznej_inteligencji.jpg

small_regulacje_ue_dotyczace_sztucznej_inteligencji.jpg

thumbnail_regulacje_ue_dotyczace_sztucznej_inteligencji.jpg

regulacje_ue_dotyczace_sztucznej_inteligencji.jpg

[Projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa](https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822882#12822882) nie przewiduje obowiązku prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawców w określonej formie,  co oznacza,  że rejestr taki może być papierowy albo elektroniczny.

Jedynym obowiązkiem wynikającym z ustawy jest określenie przez pracodawców możliwych sposobów dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, a dopuszczalne są:
- zgłoszenia ustne, 
- zgłoszenia na piśmie,
- zgłoszenia elektroniczne.


Pracodawca może wybrać tylko jeden z nich, może wskazać je wszystkie. Tak naprawdę wybór ten zależeć będzie od preferencji prowadzenia późniejszego postępowania wyjaśniającego i sposobu przechowywania akt każdej ze spraw związanych z przyjętymi zgłoszeniami. 

Dlatego też jeśli dany podmiot preferować będzie prowadzenie postępowania w całości papierowo, może wskazać, że przyjmuje zgłoszenia wyłącznie w takiej formie. Może jednak określić, że zgłoszenia będą przyjmowane tylko elektronicznie,  co oznacza że zgłoszenie papierowe nie będzie wtedy rozpatrywane. 

Wybór sposobu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest więc niezwykle ważnym krokiem w procesie ustalania regulaminu zgłoszeń. Od tego zależeć będzie wygląd dalszego postępowania, a także sposób archiwizowania dokumentów. Przypomnieć bowiem należy, że każda sprawa będzie musiała być przechowywana przez pracodawcę przez 5 lat po zakończeniu postępowania wyjaśniającego – i to w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych w nich zawartych. To z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami, które będą obciążać przedsiębiorców.

System zgłoszeń wewnętrznych – czy musi być papierowy?

large_system_zgloszen_wewnetrznych_czy_musi_byc_papierowy.jpg

medium_system_zgloszen_wewnetrznych_czy_musi_byc_papierowy.jpg

small_system_zgloszen_wewnetrznych_czy_musi_byc_papierowy.jpg

thumbnail_system_zgloszen_wewnetrznych_czy_musi_byc_papierowy.jpg

system_zgloszen_wewnetrznych_czy_musi_byc_papierowy.jpg

W dniu 5.05.2023 r. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 27 marca 2023 r. – czyli tzw. ustawy o sygnalistach.

Najistotniejsze zmiany w projekcie ustawy wprowadzone zostały w związku z uwagami zgłoszonymi podczas opiniowania projektu ustawy, a pełny zakres zmian opisany został [tutaj](https://www.notibox.pl/post/nowy-projekt-ustawy-o-sygnalistach-najistotniejsze-zmiany).

Najważniejszy z punktu widzenia przedsiębiorców obowiązek, czyli konieczność ustalenia kanału zgłoszeń i wprowadzenia procedury przyjmowania zgłoszeń, został znacząco, a można nawet stwierdzić, że rażąco przesunięty w czasie. Ustawa w projektowanym art. 62 wskazuje bowiem, że dotychczasowy termin jej wejścia w życie pozostaje co prawda ten sam – 2 miesiące od ogłoszenia, jednakże poza przepisami art. 23, art. 24, art. 25, art. 27 i art. 28, dotyczącymi   ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych, które wejdą w życie już następnego dnia po ogłoszeniu!

Co to oznacza dla podmiotów zatrudniających ponad 50 osób? Wszystkie te podmioty będą musiały rozpocząć procedurę ustalania i konsultowania ze związkami zawodowymi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dwa miesiące wcześniej, niż dotychczas zakładano.

Należy pamiętać, że ustalenie procedury zgłoszeń nie nastąpi z dnia na dzień – konsultacja z pracownikami lub związkami zawodowymi może trwać do 14 dni, a wejście w życie takiej procedury   może nastąpić najwcześniej po 14 dniach od podania jej do wiadomości pracownikom. To oznacza, że tak naprawdę na przygotowanie wszystkich koniecznych rozwiązań oraz związanych z nimi dokumentów pozostaje jeden miesiąc. Karą za spóźnienie się z ustaleniem procedury zgłoszeń wewnętrznych nadal pozostaje grzywna (co przy ostatniej zmianie przepisów i podniesieniu stawek dziennych grzywny pozostaje nie bez znaczenia).

Jak tłumaczy się ministerstwo:
>„Z uwagi na upływ terminu transpozycji Dyrektywy, przyjęte rozwiązanie jest optymalną propozycją zapewniającą niezbędny dla podmiotów publicznych i prywatnych oraz organów publicznych okres na przygotowanie się do wdrożenia obowiązków nałożonych projektowaną ustawą”. 

Przypomnieć bowiem należy, że wobec Polski został złożony wniosek Komisji Europejskiej o nałożenie   kary w wysokości ponad 3 mln euro za brak wprowadzenia odpowiednich przepisów chroniących sygnalistów. Z punktu widzenia Ministerstwa pośpiech jest więc korzystny, dla przedsiębiorców – niekoniecznie.

Biorąc pod uwagę ilość czynników i zagrożeń, jakie należy uwzględnić przy projektowaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, warto rozważyć powierzenie przygotowania organizacji na ten nowy krok firmom specjalizującym się w ochronie sygnalistów, jak Notibox.

Notibox gwarantuje, że wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach zostaną spełnione na czas. Wraz z dostarczeniem anonimowego kanału dokonywania zgłoszeń dla sygnalistów otrzymają Państwo w cenie narzędzia również skrojoną pod Państwa organizację procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

Skrócenie terminu w ustawie o sygnalistach

large_skrocenie_terminu_w_ustawie_o_sygnalistach.jpg

medium_skrocenie_terminu_w_ustawie_o_sygnalistach.jpg

small_skrocenie_terminu_w_ustawie_o_sygnalistach.jpg

thumbnail_skrocenie_terminu_w_ustawie_o_sygnalistach.jpg

skrocenie_terminu_w_ustawie_o_sygnalistach.jpg

Skrócenie terminu dla przedsiębiorców na spełnienie obowiązków wynikających z nowego projektu ustawy o sygnalistach

Pod koniec maja 2023 r., Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało na [stronie RCL](https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822845) nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 27 marca 2023 r.

Po analizie projektu można wskazać główne zmiany, jakie zostały wdrożone po odbytych przez ministerstwo konsultacjach:

- W art. 4 usunięto z zakresu podmiotowego projektu ustawy – czyli z kręgu osób, które mogą być sygnalistami –  funkcjonariuszy Policji, służb oraz żołnierzy zawodowych.
- Wskazano, że za moment objęcia sygnalisty ochroną przysługującą z mocy ustawy, w ramach zgłoszenia zewnętrznego, uznaje się dopiero chwilę wydania zaświadczenia przez organ właściwy do podjęcia działań następczych.
- Dodano   przepis   w   zakresie   wydawania   ww   zaświadczeń   dla   sygnalistów,   tj.określono instrukcyjny termin 30 dni na ich wydanie przez właściwy organ do podjęcia działań następczych. O wydaniu takiego zaświadczenia będzie informowany podmiot, na rzecz którego pracuje sygnalista.
- Wprowadzono obowiązek dla sygnalistów do złożenia oświadczenia, iż informacja o naruszenia prawa będąca przedmiotem zgłoszenia była prawdziwa w momencie dokonywania   zgłoszenia.   Oświadczenie   to   będzie   składane   pod   rygorem odpowiedzialności karnej za składania fałszywych zeznań.
- Zmieniono przepis dotyczący wejścia w życie ustawy, tj. jak dotychczas ustawa wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem tych przepisów projektu, które nakładają na podmioty prywatne oraz organy publiczne obowiązek utworzenia procedury przyjmowania zgłoszeń. **Te przepisy wejdą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia ustawy.**

Biorąc pod uwagę powyższe zmiany, poza terminem wejścia ustawy w życie, który znacząco uległ skróceniu, nie są one zbyt dogłębne. Szerzej o konsekwencjach skrócenia terminu wejścia w życie ustawy można poczytać [tutaj](https://www.notibox.pl/post/skrocenie-terminu-dla-przedsiebiorcow-na-spelnienie-obowiazkow-wynikajacych-z-nowego-projektu-ustawy-o-sygnalistach). Pozostaje również niedookreślenie okresu, w którym sygnalista, po dokonaniu zgłoszenia, będzie oczekiwał na wydanie mu zaświadczenia, dzięki któremu podlegał będzie ochronie ustawowej. Czy zaświadczenie to wskaże datę zgłoszenia jako datę od której podlega tej ochronie, czy dopiero datę wydania oświadczenia? Zagadnienie informowania o takim zaświadczeniu organizacji, w której pracuje sygnalista, również można uznać za niebezpieczne z punktu widzenia ochrony anonimowości sygnalisty. Biorąc pod uwagę wprowadzane zmiany, warto rozważyć powierzenie przygotowania organizacji na wymagania ustawowe firmom specjalizującym się w ochronie sygnalistów, jak Notibox. Notibox gwarantuje, że wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach zostaną   spełnione   na   czas.   Wraz   z   dostarczeniem   anonimowego   kanału   dokonywania zgłoszeń dla sygnalistów otrzymają Państwo w cenie narzędzia również skrojoną pod Państwa organizację procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

large_Nowy_projekt_ustawy_o_sygnalistach.png

medium_Nowy_projekt_ustawy_o_sygnalistach.png

small_Nowy_projekt_ustawy_o_sygnalistach.png

thumbnail_Nowy_projekt_ustawy_o_sygnalistach.png

Nowy_projekt_ustawy_o_sygnalistach.png

Nowy projekt ustawy o sygnalistach – najistotniejsze zmiany

Projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa przewiduje odpowiedzialność cywilną oraz karną za naruszenie jej przepisów. Warto więc poznać obowiązki, których niespełnienie może skutkować najgroźniejszymi konsekwencjami.

Jeśli chodzi o odpowiedzialność karną, projekt ustawy przewiduje ją za:

- nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych w firmie (lub ustanowienie jej w sposób niezgodny z ustawą) – dotyczy organizacji, na której spoczywa taki obowiązek,
- utrudnianie dokonania zgłoszenia sygnaliście – dotyczy każdego,
- podejmowanie działań odwetowych na sygnalistach – dotyczy każdego,
- ujawnienie tożsamości sygnalisty – dotyczy każdego,
- dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego – dotyczy sygnalisty.

Nieustanowienie procedury zgłoszeń będzie wykroczeniem, natomiast pozostałe czyny – procedowane będą w trybie ustawy kodeks karny, a kary wahają się od grzywny do nawet 3 lat pozbawienia wolności. Należy pamiętać, że spółki nie mogą ponosić odpowiedzialności karnej, więc w przypadkach wyżej wskazanych odpowiedzialność karną poniosą osoby bezpośrednio odpowiedzialne za działania bezprawne wskazane w ustawie, czyli np. członkowie zarządu, czy kierownictwo kadr.

Jeśli chodzi o odpowiedzialność cywilną, to głównie ponosi ją organizacja wobec sygnalisty. Pracownik-sygnalista będzie miał prawo do odszkodowania za podjęte wobec niego działania odwetowe i nierówne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub ujawnienia publicznego albo za ujawnienie jego tożsamości. Może zdarzyć się również tak, że taką odpowiedzialność monetarną poniosą osoby bezpośrednio zaangażowane w proces przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Sygnaliści również powinni mieć się na baczności. Ustawa przewiduje nie tylko ich odpowiedzialność karną za dokonanie zgłoszeń nieprawdziwych, ale również odszkodowawczą. Należy pamiętać, że w tym przypadku, mimo że najczęściej sygnalistami będą pracownicy, nie będą mogli skorzystać z ograniczenia, jakie daje kodeks pracy do ograniczania ich odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy do wysokości ich wynagrodzenia. Za naruszenie ustawy o sygnalistach będą odpowiadać na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego, a więc do pełnej wysokości szkody pracodawcy.

Odpowiedzialność karna za naruszenie ustawy o sygnalistach

large_odpowiedzialnosc_karna_za_naruszenie_ustawy_o_sygnalistach.jpg

medium_odpowiedzialnosc_karna_za_naruszenie_ustawy_o_sygnalistach.jpg

small_odpowiedzialnosc_karna_za_naruszenie_ustawy_o_sygnalistach.jpg

thumbnail_odpowiedzialnosc_karna_za_naruszenie_ustawy_o_sygnalistach.jpg

odpowiedzialnosc_karna_za_naruszenie_ustawy_o_sygnalistach.jpg

Jaka jest odpowiedzialność za naruszenie ustawy o ochronie sygnalistów?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa zaczęła obowiązywać 17 grudnia 2021 roku. Zgodnie z jej przepisami, podmioty prawne prywatne zatrudniające ponad 50 osób oraz wszystkie podmioty publiczne zyskały nowe obowiązki, jak ustanowienie kanału zgłoszeń naruszeń prawa i związanych z jego działaniem procedur.

Jednakże polska ustawa utknęła w procesie legislacyjnym, od stycznia 2023 r. nie są podejmowane w tej sprawie żadne nowe czynności. Zatem należy zadać pytanie: czy sygnaliści w urzędach są już dzisiaj chronieni przed działaniami odwetowymi, czy nie?

Jeśli chodzi o obowiązywanie przepisów dyrektyw unijnych, które wymagają implementacji przez kraje członkowskie, brak takiej implementacji nie oznacza, że przepisy te nie mogą być stosowane bezpośrednio. Jeżeli bowiem dyrektywa jest bezwarunkowa oraz wystarczająco precyzyjna, jej postanowienia mogą być bezpośrednio stosowane przez organy państwowe, a przede wszystkim przez sądy krajowe. W związku z czym wspomniana wyżej dyrektywa unijna można być podstawą  wydania przez sąd polski orzeczenia.

Oznacza to w praktyce, że już teraz sygnalista pracujący albo współpracujący z organem administracji państwowej, który doświadczył działań odwetowych w związku   ze swoim sygnalizowaniem, może zwrócić się do sądu i żądać zadośćuczynienia z tego tytułu.

Dlatego też wprowadzenie jak najszybciej kanału zgłoszeń dla sygnalistów może przynieść jedynie korzyści. Ponadto, vacatio legis projektu polskiej ustawy wynosi 2   miesiące od dnia ogłoszenia, co wydaje się dość krótkim terminem dla organizacji na podjęcie wszystkich wymaganych przez ustawę i dyrektywę kroków.

Notibox jest rozwiązaniem, które już dziś zapewni bezpieczeństwo podmiotom prywatnym i publicznym, gdyż gwarantuje, że kanał zgłoszeń zawsze będzie zgodny z obowiązującym prawem.

large_sygnalista_w_urzedzie.png

medium_sygnalista_w_urzedzie.png

small_sygnalista_w_urzedzie.png

thumbnail_sygnalista_w_urzedzie.png

sygnalista_w_urzedzie.png

Urzędy i administracja państwowa – czy muszą czekać na uchwalenie ustawy o sygnalistach?

Sztuczna inteligencja i ochrona danych to dwie ważne dziedziny, które obecnie często się ze sobą krzyżują. Rozwiązania oparte o sztuczną inteligencję mają coraz większe znaczenie w tworzeniu nowych produktów i ulepszaniu już istniejących. Trend ten przyspiesza wraz z wprowadzaniem w życie coraz lepszych algorytmów sztucznej inteligencji. Przykładem może być [ChatGPT](https://openai.com/blog/chatgpt) oparty o GPT 3.5. Niemniej oprócz tego, że sztuczna inteligencja staje się istotnym atutem w funkcjonowaniu wielu firm, może ona również stanowić istotne zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. W rezultacie może to prowadzić do problemów z regulacjami. W miarę postępu sztucznej inteligencji pojawiają się ważne pytania etyczne dotyczące wykorzystywania danych osobowych i potencjalnej stronniczości w systemach sztucznej inteligencji. Rodzi się zatem pytanie, w jaki sposób wykorzystać sztuczną inteligencję do usprawniania procesów biznesowych, jednocześnie stawiając na pierwszym miejscu prywatność użytkowników i ochronę danych.

Systemy sztucznej inteligencji potrzebują wielu danych, aby odzwierciedlać jak najlepiej ludzkie zachowanie lub modelowane procesy. Firmy działające na wielu platformach internetowych mogą uzyskiwać dane z wielu źródeł. Niektóre są dostarczane bezpośrednio przez użytkowników, na przykład informacje kontaktowe lub historie zakupów. Inne są zbierane na przykład za pomocą plików cookie i innych technologii śledzenia. Im więcej źródeł danych jest dostępnych, tym szybciej i dokładniej może poznawać i przewidywać wzorce konsumenckie za pomocą sztucznej inteligencji. Między innymi sztuczna inteligencja może być przydatna w profilowaniu klientów, grupowaniu zainteresowań klientów, predykcji ich zachowań zakupowych i innych. Uzyskując większą szczegółowość dzięki analizie danych na dużą skalę, sztuczna inteligencja może również pomóc wpływać na zarządzanie klientami i marketing. Obecnie systemy sztucznej inteligencji mogą usprawnić automatyzację procesów, takich jak zarządzanie relacjami z klientami. Aby w pełni wykorzystać sztuczną inteligencję jako narzędzie, firmy potrzebują wielu danych, aby je zasilić. Ale im więcej danych potrzebuje firma, tym bardziej musi zapewnić przejrzystość co do tego, do czego dane mają być wykorzystywane, mieć uzasadnioną i prawną podstawę do ich wykorzystania i/lub zgodę osób, których dane dotyczą.

Przede wszystkim organizacje muszą zapewnić przejrzystość korzystania ze sztucznej inteligencji oraz dostarczać osobom fizycznym jasnych i zwięzłych informacji o tym, w jaki sposób ich dane osobowe są gromadzone, wykorzystywane i przetwarzane. Obejmuje to podanie informacji o celach, dla których dane są gromadzone, rodzajach danych, które są gromadzone oraz podstawie prawnej zbierania i przetwarzania danych. Organizacje muszą być pewne, że uzyskały niezbędną zgodę osób fizycznych na przetwarzanie ich danych osobowych w określonych celach, dla których są one gromadzone. Zatem osoby fizyczne muszą mieć możliwość wyraźnego wyrażenia zgody na przetwarzanie ich danych.

Regulacje dotyczące praktyk przetwarzania danych osobowych przy użyciu sztucznej inteligencji definiowane są przez odpowiednie organy. Unia Europejska ma ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w celu ochrony prywatności i danych osób w szerokim zakresie. Przepisy RODO odnoszą się do sztucznej inteligencji w kontekście zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania. Ogólnie rzecz biorąc, kluczowe kwestie dla organizacji w odniesieniu do sztucznej inteligencji i RODO obejmują przejrzystość, zgodę i potencjalny wpływ zautomatyzowanego podejmowania decyzji na osoby fizyczne. W związku z powyższym, organizacje muszą zapewnić, że wykorzystanie sztucznej inteligencji jest zgodne z RODO i szanuje prawa osób fizycznych w odniesieniu do ich danych osobowych.

Ponadto w 2021 r. Komisja Europejska opublikowała [projekt rozporządzenia ustanawiającego zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021PC0206&from=PL), którego celem jest jednolite uregulowanie kwestii opracowywania, wprowadzania do obrotu i wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji na obszarze UE. Celem rozporządzenia jest zapewnienie bezpieczeństwa systemów sztucznej inteligencji w UE oraz stworzenie sprzyjających warunków dla innowacji i rozwoju AI, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa użytkowników i ochrony praw podstawowych gwarantowanych przez prawo unijne. Ogólnie rzecz biorąc, rozporządzenie ma na celu zrównoważenie radzenia sobie z ryzykiem bez utrudniania innowacji.

Istotne jest, aby organizacje zrównoważyły potrzebę postępu technologicznego i wykorzystania sztucznej inteligencji z koniecznością przestrzegania zasad, wytycznych i przepisów dotyczących ochrony danych. Nie należy postrzegać ochrony danych osobowych w kontekście sztucznej inteligencji jako zwykłego wymogu regulacyjnego, którego należy przestrzegać, ale raczej jako istotny element odpowiedzialnego rozwoju i wykorzystywania sztucznej inteligencji. Poważne traktowanie ochrony danych może pomóc w budowaniu zaufania do sztucznej inteligencji i prowadzić do zapewnienia, że jest ona wykorzystywana z korzyścią dla społeczeństwa.

Należy również zaznaczyć, że sztuczna inteligencja nie musi być tylko rozważana w kontekście ryzyka ochrony danych osobowych. Odpowiednie wykorzystanie sztucznej inteligencji może stworzyć możliwości dla organizacji w celu ochrony prywatności klientów i ograniczenia ryzyka związanego z przetwarzaniem danych. Przykładem może być wykorzystanie sztucznej inteligencji do wykrywania anomalii w dostępie do danych użytkowników czy automatycznej anonimizacji zbiorów danych.

Sztuczna inteligencja i ochrona danych osobowych

large_sztuczna_inteligencja_i_ochrona_danych_osobowych.jpg

medium_sztuczna_inteligencja_i_ochrona_danych_osobowych.jpg

small_sztuczna_inteligencja_i_ochrona_danych_osobowych.jpg

thumbnail_sztuczna_inteligencja_i_ochrona_danych_osobowych.jpg

sztuczna_inteligencja_i_ochrona_danych_osobowych.jpg

Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (ostatnia wersja projektu z dn. 05.01.2023 r.) dopuszcza dokonywanie przez sygnalistów zgłoszeń anonimowo lub jawnie. Pracodawcy, tworząc wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości, mogą podjąć decyzję, czy przyjmować zgłoszenia anonimowe czy tylko te jawne, jednakże brak przyjmowania zgłoszeń anonimowych musi być w tych regulacjach wyraźnie zaznaczony.

Jeśli chodzi o procedurę zgłoszeń zewnętrznych – dokonywanych do Państwowej Inspekcji Pracy wg najnowszego projektu – sytuacja wg ustawy wygląda podobnie. Organ nie ma obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, za czym wg ustawodawcy przemawiają przesłanki praktyczne. W uzasadnieniu do projektu czytamy:

    
>„Rezygnacja z możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowo uzasadniona jest przesłankami o charakterze praktycznym, takimi jak ryzyko nadmiernego wpływu informacji przypadkowych i o niskiej wartości z perspektywy rzeczywistego przeciwdziałania naruszeniom czy trudności w uzyskaniu dodatkowych informacji od zgłaszającego, gdy już przekazane informacje są istotne, lecz niepełne. W przypadku zgłoszeń anonimowych problematyczne byłoby także niekiedy późniejsze udowodnienie, na potrzeby jakiegokolwiek postępowania, związku przekazanej informacji z osobą zgłaszającego. Należy mieć także na uwadze koszty i obciążenie organizacyjne związane z przetwarzaniem licznych informacji, potencjalnie bezwartościowych, w ramach ustanowionych mechanizmów zgłaszania.”

Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że ich sytuacja jest zgoła inna niż organu władzy publicznej. Tryb systemu zgłoszeń wewnętrznych ma służyć zapobieganiu naruszeniom i chronieniu reputacji przedsiębiorców, natomiast system zgłoszeń zewnętrznych służy wyłącznie ściganiu i wykrywaniu naruszeń prawa, celem których będzie ukaranie winnych.

Biorąc więc pod uwagę wyniki licznych badań (m.in. PWC), pracownicy  dużo chętniej zgłaszają naruszenia wewnątrz organizacji anonimowo. Dlatego też, w interesie każdej organizacji jest, by sygnalista czuł się bezpiecznie dokonując zgłoszenia, co jest równoznaczne z dopuszczeniem zgłoszeń anonimowych.

Zgłoszenia sygnalistów: anonimowe czy jawne?

large_zgloszenia-sygnalistow-anonimowe-czy-jawne.png

medium_zgloszenia-sygnalistow-anonimowe-czy-jawne.png

small_zgloszenia-sygnalistow-anonimowe-czy-jawne.png

thumbnail_zgloszenia-sygnalistow-anonimowe-czy-jawne.png

zgloszenia-sygnalistow-anonimowe-czy-jawne.png

## Sygnalista, zwany również whistleblowerem, to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, nadużycia lub łamanie prawa w miejscu pracy. Sygnaliści są ważnymi członkami zespołu, którzy pomagają w zapobieganiu przestępstwom, oszustwom i nadużyciom w firmie. W dzisiejszych czasach wiele firm wprowadza platformy dla sygnalistów, aby ułatwić i zabezpieczyć zgłaszanie nieprawidłowości.

### Kiedy w życie wchodzą przepisy o sygnalistach?

Na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego opublikowano [piątą wersję projektu ustawy o ochronie sygnalistów](https://www.legislacja.gov.pl/docs//2/12352401/12822867/12822871/dokument599335.pdf), datowaną na 5 stycznia 2023 r. Opublikowanie nowej wersji projektu nastąpiło po ponad roku od upłynięcia terminu na implementację Dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Projekt po wprowadzonych poprawkach uwzględnia szereg zmian mających na celu poprawę ochrony sygnalistów oraz zwiększenie skuteczności mechanizmów pozwalających na zgłaszanie nieprawidłowości w miejscu pracy lub instytucji publicznej. Nadal jednak wielu ekspertów ma zastrzeżenia do projektu ustawy.

### Kto może być sygnalistą?

Każda osoba pracująca w danej firmie może być sygnalistą, niezależnie od stanowiska czy posiadanych kwalifikacji. Właśnie dlatego tak ważne jest ustanowienie odpowiedniego systemu odbierania i badania raportów o nieprawidłowościach, ponieważ każdy pracownik może być potencjalnym sygnalistą.

### Co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista może zgłosić każdą nieprawidłowość, która narusza przepisy prawa, regulacje wewnętrzne firmy lub zasady etyki. Może to być np. łamanie przepisów o ochronie danych osobowych, korupcja, nieprawidłowości finansowe, mobbing czy dyskryminacja, w zależności od postanowień wewnętrznych danej firmy.

### Czy sygnalista jest chroniony?

Tak, sygnalista jest chroniony przez dyrektywę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz projekt polskiej ustawy. Sygnalista nie może być zwolniony ani poddany żadnym innym represjom ze strony pracodawcy za zgłoszenie nieprawidłowości.

### Czy sygnalistę można zwolnić?

Sygnalisty nie można zwolnić z powodu zgłoszenia nieprawidłowości, nawet jeśli okazało się, że zgłoszone zachowanie czy proceder przez niego wskazany nie narusza prawa. Pracodawca musiałby udowodnić, że sygnalista dokonując zgłoszenia działał w złej wierze, w celu zaszkodzenia firmie. Jeśli sygnalista został zatrudniony na podstawie umowy na czas określony i ta umowa dobiegła końca, a pracodawca odmówił jej przedłużenia, to sygnalista może wystąpić z roszczeniami przeciwko pracodawcy. Będzie musiał jednak udowodnić, że umowa nie została przedłużona wskutek zgłoszenia przez niego nieprawidłowości, co nie będzie łatwe.

### Na czym polega sygnalizowanie w firmie?

Sygnalizowanie w firmie to proces pozwalający na identyfikowanie, zgłaszanie i badanie nieprawidłowości wewnątrz jej struktur. Odpowiednio zorganizowana platforma dla sygnalistów umożliwia pracownikom zgłaszanie problemów w zakresie różnych dziedzin działalności organizacji, co z kolei pomaga w zapobieganiu i rozwiązywaniu problemów.

Każda firma powinna mieć wdrożony system, który pozwoli pracownikom na bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, bez obawy przed represjami ze strony pracodawcy. Aby skutecznie działać, system sygnalizowania powinien zawierać instrukcje dotyczące tego, jak zgłaszać nieprawidłowości, jakie kroki zostaną podjęte po otrzymaniu zgłoszenia, jakie są konsekwencje dla osób, które łamią procedury oraz w jaki sposób chronieni są sygnaliści.

### Dlaczego sygnaliści są ważni dla firm?

Sygnaliści są ważni dla firm, ponieważ ich raporty pozwalają na szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów w organizacji, co z kolei może przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy oraz poprawy wizerunku firmy. Ponadto, platforma dla sygnalistów może zapobiegać problemom związanym z naruszeniami prawa lub zasad etycznych, co pozwala na uniknięcie kar finansowych, reputacyjnych i innych, w tym nawet odpowiedzialności karnej.

Korzyści wynikające z zapewnienia ochrony sygnalistom są również istotne dla pracowników, którzy czują się bezpieczniejsi i bardziej zmotywowani, kiedy wiedzą, że mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości. Ostatecznie, to korzyść dla całego społeczeństwa, ponieważ platforma dla sygnalistów pomaga w zapobieganiu i eliminowaniu nieprawidłowości w różnych dziedzinach życia, co z kolei przyczynia się do budowania społeczeństwa opartego na zasadach etycznych i moralnych.

‍

Sygnalista w miejscu pracy: Wszystko, co musisz wiedzieć - cz.1

large_sygnalista_w_miejscu_pracy_wszystko_co_musisz_wiedziec.jpg

medium_sygnalista_w_miejscu_pracy_wszystko_co_musisz_wiedziec.jpg

small_sygnalista_w_miejscu_pracy_wszystko_co_musisz_wiedziec.jpg

thumbnail_sygnalista_w_miejscu_pracy_wszystko_co_musisz_wiedziec.jpg

sygnalista_w_miejscu_pracy_wszystko_co_musisz_wiedziec.jpg

Sygnalista w miejscu pracy: Wszystko, co musisz wiedzieć - cz. 1

## Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów, nie tylko w świecie biznesu, nabiera coraz większego znaczenia, o czym między innymi można się przekonać obserwując media.

Trzeba Tutaj przytoczyć sytuacje, kiedy to [Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej](https://european-union.europa.eu/institutions-law-budget/institutions-and-bodies/search-all-eu-institutions-and-bodies/european-union-agency-fundamental-rights-fra_pl) (FRA) doniosła, że jeden z sygnalistów, który pracował dla producenta podeszew butów na Cyprze, ujawnił, że w latach 1976-2009 firma wyemitowała potencjalnie rakotwórcze emisje do środowiska. Spowodowało to rozwój różnych chorób, w tym raka, u ponad 44 mieszkańców. Gdyby kierownictwo firmy zapewniło temu informatorowi możliwość wcześniejszego zgłaszania naruszeń prawa, można sobie wyobrazić, że niektórych z tych chorób i zgonów można byłoby uniknąć.

Proces zgłaszania nieprawidłowości jest  wspierany przez wprowadzanie odpowiednich przepisów ze strony organów regulacyjnych takich jak Parlament Europejski, w wyniku czego zapewnienie bezpiecznego kanału dla sygnalistów staje się obowiązkiem. 

Posiadanie wysokiej jakości wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości umożliwia analizę i kontrolę skuteczności wprowadzonego kanału dla sygnalistów. Na całym świecie rośnie presja, aby motywować firmy do prowadzenia odpowiedzialnych i etycznych działań. Wzrasta także świadomość wpływu, jaki organizacje mogą mieć na prawa pracownicze i konsumenckie. Mierzenie skuteczności programu informowania o nieprawidłowościach powinno obejmować posiadanie silnych wskaźników raportowania (KPI) i podstawowych wskaźników zarządzania. Są to niezbędne wskaźniki KPI dotyczące informowania o nieprawidłowościach, które należy wziąć pod uwagę przy raportowaniu. Dążenie do poprawy wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości i utrzymania ich na wysokim poziomie prowadzi do poprawy wellbeingu w firmach, a także wzmacnianiu kultury compliance.

Wśród najbardziej kluczowych wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości można wyszczególnić:

- Anonimowość — odsetek zgłaszanych anonimowych incydentów względem wszystkich zgłoszeń jako wskaźnik poziomu zaufania pracowników do organizacji i ich obaw przed odwetem.
- Aktywne sprawy i sprawy według statusu — tego typu informacje zapewniają wgląd w liczbę otwartych spraw i umożliwiają śledzenie wydajności i postępów.
- Średnia liczba dni do zamknięcia spraw — monitorowanie średniej liczby dni potrzebnych do zamknięcia spraw umożliwia zidentyfikowanie wąskich gardeł w procesie i odpowiednie zajęcie się nimi.
- Liczba zgłoszeń według typu incydentu — agregowanie spraw według typu incydentu umożliwia uzyskanie wglądu w najbardziej rozpowszechnione rodzaje niewłaściwego postępowania w organizacji i odpowiednie zajęcie się nimi.
- Podział spraw według lokalizacji — monitorowanie kraju, obszar tab działu związanego z przypadkami naruszeń może wskazywać na wzorce, które zgodność może z kolei rozwiązać i złagodzić.
- Ilość zgłoszeń odnoszących się do uzasadnionych wykroczeń - aby to zmierzyć, należy śledzić odsetek zgłoszeń, które nie są związane z niewłaściwym postępowaniem. Jeśli liczba niepowiązanych ze sobą zgłoszeń jest wysoka, należy rozważyć, czy pracownicy faktycznie rozumieją, co powinni zgłaszać i co jest uważane za niewłaściwe postępowanie.
- Częstotliwość informowania sygnalisty o zmianie statusu sprawy - ta metryka rejestruje, ile razy aktualizacje są przekazywane sygnalistom w trakcie dochodzenia. Częste kontakty z pracownikami, którzy ujawniają niewłaściwe postępowanie, pokazują, że program informowania o nieprawidłowościach jest silny. Z drugiej strony rzadkie aktualizacje statusu mogą wskazywać na tendencję firmy do niestosowania działań następczych w przypadku ujawnienia nadużyć.
- Średni czas reakcji firmy na obsługę napływających zgłoszeń - ta metryka powinna uwzględniać czas między pierwszym zgłoszeniem sygnalisty a wysłaniem wiadomości w odpowiedzi na nie, a także kolejne odpowiedzi na napływające wiadomości. Wskaźnik ten powinien być porównywany co kwartał i co roku, aby upewnić się, że czas reakcji nie wydłuża się z upływem czasu.

Śledzenie wydajności programu zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi z perspektywy operacyjnej ma kluczowe znaczenie. Upewnienie się, że napływające zgłoszenia incydentów są należycie obsługiwane i zgodne z wymogami regulacyjnymi, minimalizuje narażenie firmy na spory sądowe. Holistyczne spojrzenie na raporty i dane dochodzeniowe pozwala zespołom zajmującym się nimi odkrywać trendy i wzorce, których nie są w stanie zidentyfikować w poszczególnych przypadkach.

Notibox to platforma dla sygnalistów, która w pełni spełnia wymagania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W przyszłości [Notibox](https://www.notibox.pl/post/analiza-nastrojow-pracownikow) będzie również narzędziem m. in. wspomagającym wiarygodną ocenę pracowników czy monitorowanie poziomu ich zadowolenia.

Wskaźniki KPI dotyczące zgłaszania nieprawidłowości i dochodzeń

large_wskazniki_kpi_dotyczace_zglaszania_nieprawidlowosci_i_dochodzen.png

medium_wskazniki_kpi_dotyczace_zglaszania_nieprawidlowosci_i_dochodzen.png

small_wskazniki_kpi_dotyczace_zglaszania_nieprawidlowosci_i_dochodzen.png

thumbnail_wskazniki_kpi_dotyczace_zglaszania_nieprawidlowosci_i_dochodzen.png

wskazniki_kpi_dotyczace_zglaszania_nieprawidlowosci_i_dochodzen.png

## Po wielu miesiącach prac legislacyjnych ogłoszona została zmiana do kodeksu pracy, wprowadzająca m.in. pracę zdalną jako nowy sposób świadczenia pracy. W związku z tym, pracodawcy ustalając kanał zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów będą musieli wziąć pod uwagę fakt, że część ich pracowników nie będzie fizycznie przebywać w ich siedzibie.

Do [6 kwietnia 2023r](https://dziennikustaw.gov.pl/D2023000024001.pdf). pracodawcy mają obowiązek wprowadzenia do regulaminów pracy nowych zapisów związanych z pracą zdalną. Co do zasady to pracodawca będzie decydował, czy pracownicy mogą wykonywać pracę zdalnie. Jednakże jeśli rodzaj pracy pozwala na jej świadczenie zdalnie to pracodawca obowiązany jest uwzględnić taki wniosek ustawowo chronionej grupie pracowników, tj. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym członkiem  rodziny.

Praca zdalna pierwszy raz wprowadzona została przepisami ustaw covidowcyh, jednakże zapisy te były bardzo ubogie i generowały wiele problemów. Obecnie przepisy obarczają pracodawcę szeregiem nowych obowiązków, takich jak dostarczenie pracownikowi narzędzi pracy, pokrycie kosztów energii elektrycznej czy internetu, a także ustalenie zasad kontroli miejsca pracy – czyli mieszkania pracownika – pod kątem bhp i ochrony danych bez naruszania prawa pracownika do prywatności. Jednym z głównych obowiązków jest też zakaz traktowania pracowników pracujących zdalnie gorzej niż tych, którzy pracują w trybie normalnym.

Oznacza to, że dokonując wyboru kanału zgłoszeń wewnętrznych w swojej organizacji, pracodawca musi wziąć pod uwagę dostępność kanału zgłoszeń dla pracowników pracujących z domu. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji będzie wybór elektronicznej platformy dla sygnalistów pozwalającej na dokonywanie zgłoszeń anonimowych. O tym, że taka platforma jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem i dla pracodawców i dla pracowników pisaliśmy już na naszym blogu w poście pt. „[Kanały zgłaszania nieprawidłowości](https://www.notibox.pl/post/kanaly-zglaszania-nieprawidlowosci)”.

Kanał zgłoszeń wewnętrznych a nowe przepisy pracy zdalnej

large_kanal_zgloszen_wewnetrznych_a_nowe_przepisy_pracy_zdalnej.jpg

medium_kanal_zgloszen_wewnetrznych_a_nowe_przepisy_pracy_zdalnej.jpg

small_kanal_zgloszen_wewnetrznych_a_nowe_przepisy_pracy_zdalnej.jpg

thumbnail_kanal_zgloszen_wewnetrznych_a_nowe_przepisy_pracy_zdalnej.jpg

kanal_zgloszen_wewnetrznych_a_nowe_przepisy_pracy_zdalnej.jpg

Kanał zgłoszeń wewnętrznych, a nowe przepisy o pracy zdalnej

## W związku z kolejnymi wersjami projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (ustawa whistleblowingowa), wielu pracodawców podejmuje pierwsze trudy związane z ustaleniem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jedną z ważniejszych decyzji będzie wybór kanału zgłoszeń.

Ustawa określa ogólnie sposoby przekazywania zgłoszeń, jakimi sygnalista powinien dysponować w firmie: na piśmie (papierowo lub elektronicznie), ustnie osobiście do protokołu lub telefonicznie. Ustawa stwarza więc wiele możliwości dla pracodawców i daje im wolną rękę w wyborze sposobów dokonywania zgłoszeń najlepszych dla ich organizacji. 

Do wyboru pozostają wykorzystywane już w wielu organizacjach rozwiązania związane z compliance: skrzynki na terenie firmy, do których można wrzucać zgłoszenia, wskazanie adresu pocztowego do dokonywania zgłoszeń, dedykowane zgłoszeniom adresy e-mail, czy numery telefonu. 

Przy ustalaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych należy jednak wziąć pod uwagę cel, jaki przyświeca dyrektywie whistleblowingowej, a za nią projektowanej ustawie – ochrona sygnalisty. Przypomnieć trzeba, że ustawa zakłada odpowiedzialność karną za ujawnienie danych osobowych sygnalisty. Dlatego też najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie stworzenie sygnalistom możliwości anonimowego zgłaszania, a wyżej wskazane, sprawdzone w innych przypadkach sposoby nie dają możliwości zgłoszenia anonimowego zgodnego z ustawą, czyli dającego możliwość poinformowania zwrotnego sygnalisty o losach jego zgłoszenia. 

Jedynym rozwiązaniem zapewniającym anonimowość sygnalisty i dającym możliwość swobodnego z nim korespondowania jest elektroniczna platforma dla sygnalistów. Sygnalista nie musi podawać swoich danych, a nawet gdy to zrobi, dostęp do nich mają tylko osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń. W ten sposób niebezpieczeństwo wycieku danych jest znacznie obniżone. 

large_kanaly_zglaszania_nieprawidlowosci.jpg

medium_kanaly_zglaszania_nieprawidlowosci.jpg

small_kanaly_zglaszania_nieprawidlowosci.jpg

thumbnail_kanaly_zglaszania_nieprawidlowosci.jpg

kanaly_zglaszania_nieprawidlowosci.jpg

Kanały zgłaszania nieprawidłowości

## Platforma dla sygnalistów umożliwiająca analizę nastrojów pracowników?

Notibox to platforma dla sygnalistów, która w pełni spełnia wymagania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Pomimo tego, że polski rząd nadal nie wdrożył ustawy o ochronie sygnalistów, to Notibox spełnia obecne założenia tej ustawy oraz intensywnie przygląda się poczynaniom rządu, aby móc szybko reagować w przypadku nieoczekiwanych zmian tych założeń. W przyszłości Notibox będzie czymś więcej niż tylko narzędziem spełniającym założenia dyrektywy UE.  Notibox będzie narzędziem umożliwiającym w sposób realny poprawę wellbeingu pracowników w firmach. Jednym z istotnych aspektów umożliwiających poprawę satysfakcji w miejscu pracy jest wiarygodna ocena i ciągły monitoring poziomu zadowolenia pracowników. Tego typu zagadnienia mogą być z powodzeniem realizowane za pomocą technik sztucznej inteligencji, a w szczególności za pomocą przetwarzania języka naturalnego.

Wraz ze wzrostem ilości informacji płynącej do nas, mamy również do czynienia z dynamicznym rozwojem algorytmów sztucznej inteligencji. Jest to m.in. konsekwencja coraz większej dostępności maszyn, które z roku na rok udostępniają coraz większą moc obliczeniową. Śledząc historię rozwoju algorytmów przetwarzania języka naturalnego, można zaobserwować, że liczba parametrów modeli głębokiego uczenia (deep learning – DL) rośnie wykładniczo, co przedstawia poniższa grafika:

![wykres_deep_learning.png](/uploads/wykres_deep_learning_43a8331f73.png)

W ostatnim czasie niemałe zamieszanie wywołało opublikowanie modelu GPT-3 opracowanego przez OpenAI oraz opartego o ten model narzędzia [ChatGPT](https://chat.openai.com/auth/login). Obecnie nie znamy szczegółów implementacji GPT-3, natomiast wydawać się może, że GPT-3 jest oparty na całej wiedzy, która dostępna jest w internecie. Opublikowany przez OpenAI algorytm jest w stanie z nami normalnie rozmawiać, przytaczać cytaty dzieł literackich, a nawet generować kod niemal w dowolnym języku programistycznym. Co prawda odpowiedzi generowane przez czat nie są pozbawione błędów. Można tutaj przytoczyć sytuację, gdzie prototypowo ChatGPT został zintegrowany ze Stackoverflow. Niemniej, czat został tymczasowo wyłączony z użytkowania, ponieważ generował kod z błędami. W innych sytuacjach ChatGPT ma pewne opory, aby udzielić nam odpowiedzi, np. w przypadku kiedy prosimy go o translacje. Jednak są to jedynie pewne z góry narzucone przez OpenAI, które można obejść. Odpowiednie pokierowanie rozmowy z ChatGPT może również doprowadzić to translacji, a także do odpowiedzi na pytania, które początkowo są problematyczne dla ChatGPT. W sieci można znaleźć dużo miejsc dostarczających informacji jak obejść ograniczenia ChatGPT.

ChatGPT to potężne narzędzie, niemniej do rozwiązania wielu problemów tj. analiza sentymentu, tagowanie dokumentów, parafrazowanie tekstu nie potrzebujemy, aż tak bardzo zaawansowanego modelu AI. W praktyce często korzysta się z wcześniej pretrenowanych modeli z rodziny BERT, GPT czy T5 dostępnych na [Hugging Face](https://huggingface.co/), które są dostrajane na potrzeby rozwiązania problemu, z którym mamy do czynienia. Zespół Notibox obecnie intensywnie pracuje nad wdrażaniem nowych funkcjonalności opartych na AI do swojego kanału zgłoszeń.

small_analiza_nastrojow_pracownikow.jpg

thumbnail_analiza_nastrojow_pracownikow.jpg

analiza_nastrojow_pracownikow.jpg

Analiza nastrojów pracowników

## Pomimo faktu, że polski rząd nadal nie zakończył prac nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wiadomo już, jakie będą najważniejsze nowe obowiązki pracodawców zatrudniających ponad 50 osób.

Przede wszystkim przypomnieć należy, że sygnalista ma możliwość wyboru przy dokonywaniu swojego zgłoszenia: może wybrać system wewnętrzny u pracodawcy, zewnętrzny do organu oraz ujawnienie publiczne. Biorąc pod uwagę, że drugi i trzeci system zgłoszeń ściągną uwagę odpowiednich organów państwowych oraz opinii publicznej, w interesie pracodawców jest, aby sygnalista nie musiał szukać rozwiązania problemów poza strukturami wewnętrznymi przedsiębiorstwa.

### Główne obowiązki pracodawców związane z ochroną sygnalisty:

- uchwalenie regulamin zgłoszeń wewnętrznych
- stworzenie kanału przyjmowania zgłoszeń
- stworzenie rejestru zgłoszeń
- wyznaczenie osób bądź podmiotów, które zajmą się przyjmowaniem zgłoszeń
- zagwarantowanie poufności tożsamości sygnalisty
- prowadzenie postępowań wyjaśniających
- zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów

Jako że ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za ujawnienie danych sygnalisty, wydaje się, że będzie to największe wyzwanie stawiane przedsiębiorcom. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zaufanie podmiotom specjalizującym się w tworzeniu bezpiecznych kanałów zgłoszeń wewnętrznych, takim jak Notibox.  

Notibox to bezpieczna platforma do komunikacji z sygnalistą, która spełnia wszystkie nowe obowiązki pracodawców związane z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Zgłoszenia sygnalistów są szyfrowane, wobec czego spada zagrożenie wycieku danych, natomiast interfejs jest intuicyjny i łatwy w użytku. Wszystkie informacje zgromadzone będą w jednym miejscu dla wygody i bezpieczeństwa przedsiębiorstwa.

[Notibox](https://www.notibox.pl/) minimalizuje ryzyko finansowe i prawne związane z nieprzestrzeganiem nowych przepisów.

Ochrona sygnalisty obowiązkiem przedsiębiorców

large_ochrona_sygnalisty_obowiazkiem_przedsiebiorcow.jpg

medium_ochrona_sygnalisty_obowiazkiem_przedsiebiorcow.jpg

small_ochrona_sygnalisty_obowiazkiem_przedsiebiorcow.jpg

thumbnail_ochrona_sygnalisty_obowiazkiem_przedsiebiorcow.jpg

ochrona_sygnalisty_obowiazkiem_przedsiebiorcow.jpg

## Termin do zaimplementowania dyrektywy unijnej dot. sygnalistów minął 17.12.2021 r., a polski rząd nadal nie zakończył prac nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

W opublikowanym nowym tekście projektu dokonano zmiany organu, który ma zajmować się przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych. Funkcji tej nie będzie już pełnił Rzecznik Praw Obywatelskich, ale Państwowa Inspekcja Pracy.

Sam PIP jest przeciwny swojej nowej funkcji, wskazując, że nie posiada kompetencji w dziedzinach, w których łamanie prawa ma być podstawą zgłoszeń sygnalistów. W swoim stanowisku z 22.12.2022 r. Główny Inspektor Pracy argumentuje:


>„Państwowa Inspekcja Pracy w obszarach objętych projektowaną ustawą nie dysponuje specjalistami o odpowiednich kwalifikacjach, a także odpowiednimi pomieszczeniami i odrębnym, bezpiecznym – dedykowanym do tego zadania – systemem teleinformatycznym”.

Przeciw swojej kandydaturze PIP wysuwa również argument, że projekt ustawy nie precyzuje, na czym tak naprawdę ma polegać wstępna weryfikacja zgłoszeń, ani co w wypadku sporów kompetencyjnych, jakie mogą wystąpić w przypadku stwierdzenia przez organ, do którego [Państwowa Inspekcja Pracy](https://www.pip.gov.pl/pl/) przekaże sprawę, że nie jest właściwy do jej rozpatrzenia. Co więcej,  naruszenia prawa pracy – którymi organ zajmuje się na co dzień – nie będą mogły być przedmiotem zgłoszenia dla sygnalistów.

W podsumowaniu swojego stanowiska Inspekcja wprost zawnioskowała o wyznaczenie innego organu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
‍lub o powołanie całkowicie nowego organu. Jeśli ustawodawca przyjmie ten wniosek, oznaczać to będzie jeszcze większe przesunięcie w czasie obowiązywania przepisów chroniących sygnalistów. A przypomnieć należy, że Komisja Europejska już dwukrotnie wysyłała w stronę Polski upomnienia w tej sprawie. 

Na sytuację podmiotów prywatnych na szczęście przepychanki na szczeblu organów państwowych nie wpłyną. Głównym obowiązkiem przedsiębiorców nadal pozostaje wprowadzenie [kanału zgłoszeń wewnętrznych](https://www.notibox.pl/) oraz przygotowanie swoich struktur na jego obsługę.

Nowy organ do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów

medium_nowy-organ-do-przyjmowania-zgloszen-zewnetrznych-od-sygnalistow.jpg

small_nowy-organ-do-przyjmowania-zgloszen-zewnetrznych-od-sygnalistow.jpg

thumbnail_nowy-organ-do-przyjmowania-zgloszen-zewnetrznych-od-sygnalistow.jpg

nowy_organ_do_przyjmowania_zgloszen_zewnetrznych_od_sygnalistow.jpg

## Pomimo braku ogłoszenia polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorcy w całym kraju powoli oswajają się z czekającym ich nowym obowiązkiem: ochroną sygnalisty.

Obowiązek wdrożenia systemu whistleblowingowego w każdej organizacji trzeba podzielić na kilka etapów. Przede wszystkim należy określić osobę lub podmiot, który zajmie się wdrażaniem odpowiednich procedur. Zapewne w większości przypadków działania te przypadną działom compliance lub kadrom. Działy prawne również mogą okazać się pomocne w tworzeniu takiego systemu.

### System whistleblowingowy w firmie

Podmiot odpowiedzialny za wdrażanie systemu whistleblowingowego będzie musiał stworzyć regulacje wewnętrzne w porozumieniu z pracownikami (brak regulacji zagrożony jest odpowiedzialnością karną). Regulacje te wskazywać muszą sposoby zgłaszania naruszeń, które zagwarantują zachowanie wszystkich otrzymanych informacji i danych w tajemnicy. 

W związku z tym obowiązkiem warto rozważyć zlecenie stworzenia takiego systemu specjalizującym się w tym podmiotom, które zapewnią spełnienie wszystkich ustawowych obowiązków, co pozwoli na zaoszczędzenie czasu i jest bardziej optymalne pod względem finansowym.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym etapem wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Zrozumienie przez nich procedur i obdarzenie zaufaniem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest podstawowym elementem warunkującym sukces całego przedsięwzięcia.

Whistleblowing w firmie - od czego zacząć

large_whistleblowing_w_firmie_od_czego_zaczac.jpg

medium_whistleblowing_w_firmie_od_czego_zaczac.jpg

small_whistleblowing_w_firmie_od_czego_zaczac.jpg

thumbnail_whistleblowing_w_firmie_od_czego_zaczac.jpg

whistleblowing_w_firmie_od_czego_zaczac.jpg

Whistleblowing w firmie. Od czego zacząć?

## Sygnalista, czyli termin pochodzący od angielskiego słowa whistleblower, to osoba, która w dosłownym tłumaczeniu dmucha w gwizdek, aby zaalarmować o zbliżającym się niebezpieczeństwie.

W związku z dokonującymi się obecnie zmianami prawnymi szczegółowe zdefiniowanie kim jest sygnalista jest przedmiotem zainteresowania całej Unii Europejskiej.Zgodnie z obowiązującą dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (potocznie nazywana „[dyrektywą o ochronie sygnalistów](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32019L1937&from=PL)”), sygnalistą jest osoba posiadająca informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą – bez względu na to, czy stosunek pracy trwa, już ustał, czy nie został jeszcze nawiązany. Nie ma też znaczenia forma powiązania z organizacją, w której naruszenie ma miejsce, gdyż równie dobrze może to być stażysta, podwykonawca, czy członek rady nadzorczej. Katalog naruszeń prawa dyrektywa określa enumeratywnie, a są to m.in. takie dziedziny prawa jak zamówienia publiczne, ochrona środowiska, czy ochrona konsumentów.

### Czy Sygnalista w firmie może czuć się bezpiecznie?

Sygnalista podlega ochronie przed represjami i jakimikolwiek działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy, które wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę. Jako przykład takich działań dyrektywa wskazuje mobbing, wypowiedzenie umowy o pracę, degradację, czy inne kary porządkowe nakładane na pracownika, ale także mniej bezpośrednie działania jak skierowanie na badania lekarskie, czy nadszarpnięcie reputacji pracownika w mediach społecznościowych. 


Sygnalista w organizacji, firmie - kim jest i jaka jest jego funkcja

large_sygnalista_w_organizacji_kim_jest_i_jaka_jest_jego_funkcja.jpg

medium_sygnalista_w_organizacji_kim_jest_i_jaka_jest_jego_funkcja.jpg

small_sygnalista_w_organizacji_kim_jest_i_jaka_jest_jego_funkcja.jpg

thumbnail_sygnalista_w_organizacji_kim_jest_i_jaka_jest_jego_funkcja.jpg

sygnalista_w_organizacji_kim_jest_i_jaka_jest_jego_funkcja.jpg

Sygnalista w organizacji, firmie – kim jest i jaka jest jego funkcja?

Sygnalista to osoba, która poprzez zgłaszanie nieprawidłowości w organizacji może przyczynić się do zapobiegania przestępstwom, oszustwom czy nadużyciom. W przeszłości wiązało się to z ryzykiem np. działań odwetowych, jednakże obecnie sytuacja poprawia się, zgodnie z wymaganiami unijnej [dyrektywy 2019/1937](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32019L1937&from=PL) sygnaliści zyskują ochronę prawną.

Jednak w przeszłości bywało z tym różnie. Jedna z pierwszych spraw, która odbiła się głośnym echem w krajowych mediach, dotyczyła pracowników sieci sklepów “Biedronka”. Oskarżyli oni pracodawcę o łamanie w latach 1995 - 2005 praw pracowniczych i przepisów BHP. Pomimo wygranej sprawa dalej budzi kontrowersje, gdyż złożony później przez inną grupę pracowników pozew w tej samej sprawie [został prawomocnie oddalony przez sąd](https://finanse.wp.pl/byli-pracownicy-biedronki-przegrali-w-sadzie-nie-stac-ich-na-kasacje-licza-na-rzecznika-praw-obywatelskich-6482368436713089a).

Niekiedy sprawą interesują się media, dopiero kiedy dochodzi do dramatycznych wydarzeń. Tak było w [przypadku Ilony Pujanek](https://www.pulshr.pl/prawo-pracy/mobbing-i-samobojstwo-w-amice-prokuratura-wznawia-sledztwo,68983.html) - pracownicy firmy Amica, która popełniła samobójstwo. Według członków rodziny i przyjaciół do tragedii doszło na skutek mobbingu i nękania w miejscu pracy.

W powyższych przypadkach pracownicy lub ich bliscy musieli zwracać się do sądu. Posiadanie odpowiedniej platformy dla sygnalistów umożliwia odpowiednio wczesne wykrycie nieprawidłowości, co jest sytuacją win - win. Dla kierownictwa korzyścią może być uratowanie reputacji firmy przy odpowiednio wczesnej reakcji czy np. optymalizacja niektórych procesów. Dla pracowników - poprawa warunków pracy, poczucie większego bezpieczeństwa. Dla wszystkich - w skrajnych przypadkach szansa na zapobiegnięcie tragedii.

Notibox jest platformą dla sygnalistów spełniającą wymagania dyrektywy UE 2019/1937. Umożliwia ona między innymi anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników i inne osoby posiadające relację z organizacją, komunikację z wyznaczonym przez pracodawcę zarządcą zgłoszeń oraz zamieszczanie materiału dowodowego w postaci dokumentów i multimediów. Materiał ten jest później przechowywany, co utrudnia “zamiecenie sprawy pod dywan” i w razie braku rozwiązania sprawy wewnątrz organizacji może być wykorzystany w postępowaniu sądowym.

large_historie_sygnalistow_mobbing-art-1.jpg

medium_historie_sygnalistow_mobbing-art-1.jpg

small_historie_sygnalistow_mobbing-art-1.jpg

thumbnail_historie_sygnalistow_mobbing-art-1.jpg

historie_sygnalistow_mobbing-art-1.jpg

Historie sygnalistów cz. 1

Nowa ustawa o sygnalistach, która nadal jest w trakcie przygotowań, budzi kontrowersje w Polsce. Przedmiotem kontrowersji są wątpliwości natury etycznej, czego konsekwencją jest częste mylenie sygnalistów z donosicielami. Jeden z powodów tej semantycznej dysputy ma podłoże historyczne. Okres PRL-u był dla polskiego społeczeństwa okresem ucisku, a donosicielstwo odgrywało ważną rolę w systemie. Stąd zaszłości historyczne sprawiają, że postrzeganie roli sygnalisty ma nadal w Polsce charakter pejoratywny, co zdecydowanie odróżnia nas od państw zachodnich, które w przeszłości nie zostały dotknięte socjalizmem. Jednakże, w ostatnim czasie zauważalne jest także, że jako społeczeństwo zaczynamy coraz bardziej rozumieć, że interesy przedsiębiorstw i instytucji są częścią dobra wspólnego, które należy chronić przed nadużyciami. 

Rozwój strategii zarządzania organizacjami doprowadził do zdefiniowania roli sygnalisty, co jest m.in. przedmiotem dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Sygnalistą jest każda osoba, która dostrzega w organizacji nieprawidłowości i chce o nich powiadomić anonimowo. Osoba taka może zgłaszać nieprawidłowości wewnętrznie poprzez system sygnalisty lub zewnętrznie do organów ścigania i urzędów. Sygnalistą może być pracownik firmy - każdy, kto chce anonimowo podzielić się informacjami, które ujawnią nieprawidłowości w organizacji. Zatem odbieranie sygnalistów jako konfidentów lub donosicieli jest mylne. Sygnalizowanie nieprawidłowości ma na celu ochronę interesów, przedsiębiorstw i instytucji, ważnych dla interesu publicznego, a w konsekwencji może to powstrzymać eskalację pewnych błędów i uchronić firmę przed potencjalnymi problemami i stratami finansowymi. Podstawowa różnica między sygnalistą a donosicielem polega na motywacji ich działań. Sygnalista działa z intencją dobrej woli, natomiast donosiciel kieruje się głównie własnym interesem, w tym również finansowym, w miejscu pracy.

Zagłębiając się w temat można stwierdzić, że charakterystyczną cechą sygnalisty jest przede wszystkim przekonanie, że to co ujawnia, jest prawdą, a ujawniona informacja dotyczy naruszenia prawa. Sygnalista zgłasza naruszenie, które uważa za dotyczące interesu publicznego (zgodnie z projektem polskiej ustawy), postępując zgodnie z procedurami, a działania podejmowane wobec sygnalisty mają charakter formalny.

Z kolei donosiciel niekoniecznie mówi prawdę, może szerzyć plotki lub rzucać fałszywe oskarżenia. Temat donosu nie musi dotyczyć naruszenia prawa, ale może dotyczyć życia prywatnego. Co więcej, donosiciel nie musi informować o kwestiach związanych z pracą, ale może ujawniać informacje prywatne. To, co ujawnia donosiciel, nie musi odnosić się do interesu publicznego, ale może dotyczyć interesu prywatnego. Donosiciel działa nieformalnie, poza procedurami, a pracodawca nie jest zobowiązany do podjęcia formalnych działań w związku z donosem.

Obecne prawo dotyczące ochrony sygnalistów (dyrektywa Unii Europejskiej i projekt polskiej ustawy) wymaga od firm, aby zapewniły poufne kanały do zgłaszania naruszeń, umożliwiające ochronę sygnalistów i rozpatrywanie zgłoszeń w określonych terminach. Niewątpliwe jednym ze sposobów zapewnienia bezpiecznego kanału sygnalisty w firmach i instytucjach jest platforma [Notibox](https://www.notibox.pl/).

Blog

Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów

Ochrona danych osobowych sygnalistów a opóźnienia we wdrożeniu przepisów dyrektywy dotyczącej ich ochrony

Zgłoszenia zewnętrzne – kto, kiedy i jak może je dokonać?

System zgłoszeń wewnętrznych – papierowy czy elektroniczny?

Regulacje Unii Europejskiej dotyczące sztucznej inteligencji

System zgłoszeń wewnętrznych – czy musi być papierowy?

Skontaktuj się z nami

Dariusz Kurzyk

Notibox sp. z o.o.