System zgłoszeń wewnętrznych – czy musi być papierowy?

Projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nie przewiduje obowiązku prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawców w określonej formie,  co oznacza,  że rejestr taki może być papierowy albo elektroniczny.

Jedynym obowiązkiem wynikającym z ustawy jest określenie przez pracodawców możliwych sposobów dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, a dopuszczalne są:

• zgłoszenia ustne,
• zgłoszenia na piśmie,
• zgłoszenia elektroniczne.

Pracodawca może wybrać tylko jeden z nich, może wskazać je wszystkie. Tak naprawdę wybór ten zależeć będzie od preferencji prowadzenia późniejszego postępowania wyjaśniającego i sposobu przechowywania akt każdej ze spraw związanych z przyjętymi zgłoszeniami.

Dlatego też jeśli dany podmiot preferować będzie prowadzenie postępowania w całości papierowo, może wskazać, że przyjmuje zgłoszenia wyłącznie w takiej formie. Może jednak określić, że zgłoszenia będą przyjmowane tylko elektronicznie,  co oznacza że zgłoszenie papierowe nie będzie wtedy rozpatrywane.

Wybór sposobu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest więc niezwykle ważnym krokiem w procesie ustalania regulaminu zgłoszeń. Od tego zależeć będzie wygląd dalszego postępowania, a także sposób archiwizowania dokumentów. Przypomnieć bowiem należy, że każda sprawa będzie musiała być przechowywana przez pracodawcę przez 5 lat po zakończeniu postępowania wyjaśniającego – i to w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych w nich zawartych. To z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami, które będą obciążać przedsiębiorców.